Die Tage des klassischen Aktenordners sind gezählt

Digitalisierung in den Unternehmen

Die deutschen Unternehmen haben in den letzten fünf Jahren ihre Aktenberge kräftig abgebaut. Nach einer Erhebung haben sie den Umfang an Aktenordnern durchschnittlich um 34 Prozent reduziert. Jedes fünfte Unternehmen weist sogar eine Quote von über 50 Prozent auf. Diese Hinwendung zu digitalen Dokumenten wird sich offenbar weiter fortsetzen, weil nur noch eine kleine Minderheit im Kreis der über 500 befragten Manager den Papierakten eine Zukunft gibt.

Laut der Studie kennzeichnet sich nur noch jedes sechste Unternehmen mit mehr als 50 Mio. Euro Umsatz durch eine Dominanz des Papiers in der Betriebsorganisation. Sie haben in den letzten fünf Jahren weniger als 10 Prozent ihrer Aktenberge zugunsten digitaler Dokumente und elektronischer Speicherverfahren abgebaut. Bei mehr als einem Drittel der befragten Unternehmen erfolgte dies mit einem Anteil zwischen 10 und 25 Prozent. Alle anderen Firmen haben sich in deutlich größerem Maß der Digitalisierung verschrieben. Im Durchschnitt aller Unternehmen wurde die Menge an Papierakten in den Büros um über ein Drittel reduziert. Gleichzeitig urteilen mehr als die Hälfte der befragten Business-Manager, dass der Aktenordner seine Daseinsberechtigung in der digitalen Welt verloren hat. Nicht ganz so eindeutig äußern sich 26 Prozent der Befragten, da sie zumindest noch teilweise einen sinnvollen Einsatz für die Papierakte sehen. Als auch weiterhin unverzichtbar werden sie lediglich noch von 17 Prozent der Befragten erachtet.

Eine relativ hohe Einigkeit herrscht auch in der Frage, ob sich die Arbeit mit der klassischen Papierakte negativ auf die Produktivität in der Unternehmensorganisation auswirkt. Für 51 Prozent der Befragten steht dies zweifelsfrei fest, weitere 30 Prozent identifizieren zumindest teilweise eine Effizienzminderung. Lediglich die Manager aus einem Fünftel der Firmen sind anderer Ansicht und erkennen beim Einsatz des Mediums Papier in den geschäftlichen Prozessen keinen generell produktivitätshemmenden Effekt.