Jetzt vollständiges DMS-System in CRM-Lösung von Microsoft
Autor: Dominic Simon
What’s New - Microsoft Dynamics CRM 2011
Seit März 2011 steht die neue Version von Microsoft Dynamics 2011 Kunden und Anbietern im vollen Funktionsumfang zur Verfügung. Neben einigen, eigentlich schon für die Dynamics CRM 4.0 Version erwarteten Features wie „Field Level Security“ (rollenbasierte Berechtigungen auf Feldebene), „Audit History“ (Aufzeichnung aller Veränderungen an einem Datensatz), „Filtered Lookups“ (gefilterte Auswahlfelder zur besseren Useability) oder auch die Out-of-the-Box Integration in Microsoft Dynamics NAV finden sich aber auch überraschend viele ganz neue Features, die eine Erwähnung wert sind.
So hat sich das Erweiterungskonzept des System weg von Plug-ins hin zu den bereits aus dem SharePoint 2007 bekannten Solutions geändert, die die Entwicklung des System erheblich vereinfachen. Das komplette Erweiterungskonzept basiert nun auf diesen Solutions, mit denen es möglich ist das System mit neuen Features zu erweitern und vorhandenen Customizations aus anderen Systemen einzuspielen. Ein weiteres Feature, das nicht ungenannt bleiben soll ist, die sehr einfache Möglichkeit individuelle Business Intelligence-Dashboards ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Somit hat jeder Benutzer die Möglichkeit, für sich relevante Daten in seinem „Cockpit“ darzustellen. Hierbei kann er neue Dashboards erstellen oder auf die bereits vorhandenen zurückgreifen. Die Aktualisierungen erfolgen in Echtzeit.
Abbildung 1: Typisches Dashboard des CRM 2011
Doch die Neuerung, das mit Abstand den größten Benefit für den Kunden bringt, ist die Out-of-the-Box-Integration von SharePoint als vollständiges Dokumenten Management System (DMS) in das CRM. Erstmals ist es so möglich, ohne aufwändige Erweiterungen Dateien an beliebige Entitäten und Datensätze im System anzuhängen. Für welche Entitäten dies möglich sein soll, kann der CRM-Administrator ohne umständliche Anpassungen in Konfigurationsdateien selbst vornehmen.
Abbildung 2: Aktivierung der Dokumentenbibliotheken für die einzelnen Entitäten.
So kann für jede Entität im System das DMS aktiviert werden. Wird nun ein neuer Datensatz erstellt und das erste Mal die Dokumentenbibliothek im System aufgerufen, wird automatisiert im Hintergrund eine Dokumentenbibliothek im SharePoint erstellt und steht dem Benutzer nach wenigen Sekunden zur Verfügung. Diese so hochgeladenen Dateien sind dann ebenfalls über SharePoint zu erreichen und stehen Office2010Plus-Anwender mit dem SharePointWorkspace auch offline zu Verfügung. Generell sind alle Funktionen des Sharepoints nutzbar, so auch die Möglichkeit der automatisierten Versionierung von Dokumenten und die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Benutzer. Wichtig hierbei ist, dass diese Funktionen bereits mit der kostenlosen SharePoint Foundation Version nutzbar sind und somit keine weiteren Lizenzkosten entstehen. Ein Upgrade auf die volle Version des SharePoint-Servers mit der nicht eingeschränkten MS SQL Datenbank ist jederzeit möglich.
Zusammenfassend hier nun noch einmal die wichtigsten Neuerungen im Überblick:
- Field Level Security
- Audit History
- Filtered Lookups
- Navision Integration
- Solutions statt Plug-ins
- SharePoint Integration als Dokumenten-Management-System
Im Abschluss kann man sagen, dass die Version 2011 des Microsoft Dynamics CRMs mit seinen Neuerungen einen Mehrwert bietet, der eine Migration einer vorherigen Version rechtfertigt und den Arbeitsablauf deutlich verbessert und die vorhandenen Prozesse noch besser unterstützt, als es die Version 4.0 bereits ohnehin bereits tat.
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